In diesem Artikel erfährst du, ob und wie du Rechnungen automatisch erstellen und an Kunden versenden kannst.
Hinweis: wir sind keine Steuerberater und dürfen keine Rechnungen in deinem Namen schreiben. Rechtlich gesehen, erstellen wir für dich Rechnungsvorlagen, die du kontrollieren musst und anschließend versenden kannst. Sollte die Vorlage deinen Anforderungen entsprechen, kannst du diese ohne Änderung versenden. Wir bieten dir hierfür die Möglichkeit den Versand zu automatisieren, falls du keine Kontrolle benötigst. Im Folgenden sprechen wir der einfachheitshalber für die Rechnungsvorlage von der Rechnung.
Wie du automatisiert Rechnungsvorlagen erstellen und diese an deine Kunden versenden kannst, erfährst du in der folgenden Anleitung.
Schritt 1: Rechnungsinformationen hinterlegen #
Zuerst solltest du deine Rechnungsvorlagen hinterlegen. Klicke hierfür oben rechts auf Konto > [deine Organisation] > Einstellungen. Auf der linken Seite findest du anschließend den Punkt Rechnungen, den du anklickst.
Fülle anschließend die entsprechenden Felder aus.
Diese Informationen werden genutzt, um die notwendigen Informationen auf den erstellten Dokumenten anzuzeigen. Diese kannst du jederzeit ändern. Beachte jedoch, dass bereits erstellte Dokumente nicht automatisch angepasst werden.
Die Rechnungsnummer wird automatisch an den Präfix angehängt und zählt automatisch hoch, beginnend bei 1.
Schritt 2: Rechnung erstellen und versenden #
Weiter unten musst du nun die Erstellung und ggf. den automatisierten Versand aktivieren. Aktiviere hierzu die für dich gewünschten Schalter.
- Rechnung für deine Kunden erstellen: es wird ein PDF Dokument erstellt mit den von dir hinterlegten Informationen und dem gekauften Produkt.
- Rechnung an deine Kunden automatisch versenden: diese Funktion kannst du nur aktivieren, wenn du auch die Rechnung erstellst. Ist diese Funktion aktiviert, wird das Dokument automatisch nach Erstellung an deine Kunden per E-Mail versendet.
Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke unten rechts auf speichern.
Schritt 3: Rechnungen einsehen, versenden und herunterladen #
Nachdem du deine Inhalte verkauft hast, kannst du die erstellten Rechnungen nun einsehen, versenden und herunterladen. Klicke hierzu oben rechts auf Konto > [deine Organisation] > Verkäufe. Wähle entweder Kursverkäufe oder Akademieverkäufe aus und anschließend das entsprechende Produkt.
Suche die Zeile des entsprechenden Kunden heraus und klicke auf das Drei-Punkt-Menü ganz rechts in der Zeile.
Hier hast du nun folgende Möglichkeiten:
- Rechnung herunterladen: Lade die Rechnung herunter, um sie dir anzusehen, zu speichern oder weiter zu verarbeiten.
- Rechnung neu generieren: Du hast deine Rechnungseinstellungen aktualisiert und möchtest eine bereits erstellte Rechnung mit den neuen Informationen erneut erstellen? Wähle diese Funktion aus. Anschließend kannst du die neu erstellte Rechnung herunterladen oder versenden. Achtung: die alte Rechnung wird dabei gelöscht, die Rechnungsnummer bleibt erhalten.
- Rechnung versenden: Versende die erstellte Rechnung per E-Mail an deine Kunden.
